El Dilema del Emprendedor: ¿Empleados o Contratistas Independientes?

¿Te acuerdas de la época cuando miles de personas trabajaban en la misma oficina y compartían cubículos con sus colegas? Era necesario que estuvieran allí, sentados uno al lado del otro, contestando llamadas de sus clientes o jefes, y a veces de los jefes de sus jefes. No había mucho que hacer en la oficina aparte de conversar con colegas sobre las dificultades y alegrías de la vida, contar chismes o leer el periódico cuando se aburrían de hablar por teléfono. Eso sí: había muchos descansos para tomar café y comer donas, especialmente cuando los jefes no andaban cerca … Era la época en que una empresa debía contratar a un empleado por cada tres clientes o gerente que tuviera, y el nivel de escalabilidad era menor a cero. Ahora la economía es diferente. La eficiencia y la productividad se han convertido en los objetivos fundamentales de cualquier negocio. Hay herramientas con algoritmos inteligentes que envían correos electrónicos, comparten informes o incluso responden las llamadas de los clientes. Sistemas de apoyo a la toma de decisiones analizan lo que los empleados hacen diaria, semanal y mensualmente para introducir medidas de rendimiento y proveer incontables datos, cosa que habrían hecho los gerentes de aquel entonces. Colegas que trabajan en diferentes continentes contribuyen al mismo proyecto durante años, sin siquiera hablar el mismo idioma o verse en persona. Ya no hay más estrechones de mano. Si eres uno de los que lucha por tener éxito en esta nueva forma del mundo de los negocios y tu compañía startup está creciendo demasiado para seguir en un garaje o en un escritorio en algún coworking, entonces la primera preocupación que quizás tengas es cómo escalar tus operaciones reclutando a las personas adecuadas. En serio ¿Cómo consigues buenos candidatos que puedan impulsar tu crecimiento? ¿Deberías contratarlos como empleados o trabajar con ellos como contratistas independientes? ¿Y cuánto deberías pagarles? He aquí la razón para tales preguntas: Uber trajo a la palestra el eterno dilema del empresario sobre la contratación cuando se vio envuelta en líos legales por clasificar erróneamente a sus empleados como contratistas independientes. En ese momento muchos empresarios aprendieron que se les podía penalizar por no tomar medidas para establecer la relación de trabajo correcta. Pero no saltemos a ninguna conclusión, pues trabajar con contratistas independientes puede implicar ciertos riesgos que las compañías startup quizás quieran evitar. Sin embargo, los beneficios también podrían ser mayores para muchos empresarios que desean tener acceso a grupos de trabajadores altamente cualificados de forma rápida y rentable. Mi esperanza es que esta publicación te ayude a saber cuándo puedes trabajar con contratistas independientes y cómo puedes sacarles el mayor partido sin incurrir en riesgos legales.

1. En primer lugar ¿Qué es un contratista independiente?

Los contratistas independientes o freelancers, son empresarios tal como los dueños de empresas emergentes. Su enfoque es asumir la responsabilidad de sus productos, hacer las cosas de manera eficiente y brindar de manera sistemática una buena calidad de servicio. Esta es la única forma de que sus clientes continúen contratándolos regularmente y de que ellos mismos puedan ganar dinero eventualmente. Simplemente les gusta hacer esto en un entorno de su propia elección, en lugar de uno diseñado por un gerente o director general (CEO) con las limitaciones de un espacio de oficina. Siguen brindando los servicios y resultados que los clientes esperan de ellos, y saben lo que significa calidad de servicio y por qué es importante. Sus objetivos y agendas son similares a las de las compañías y nuevas empresas:

• Brindar una buena relación calidad-precio
• Satisfacer a los clientes
• Fidelizarlos
• Obtener ganancias

2. ¿Tu compañía startup debería trabajar con contratistas independientes para realizar tareas comerciales?

Una compañía startup puede alcanzar sus objetivos, que en la mayoría de los casos son crecer más rápido con mayor eficiencia y productividad, al crear un equipo de personas que compartan una mentalidad similar a la suya y brinden constantemente servicios de alta calidad. La decisión de trabajar con contratistas independientes requiere una evaluación cuidadosa de los objetivos y las circunstancias de la empresa. Sí, los contratistas poseen varios aspectos tentadores; sin embargo, también presentan algunos riesgos. A continuación, algunas consideraciones clave:

Ventajas de trabajar con contratistas independientes:

Cada compañía startup tiene el mismo objetivo. «Gastar poco y lograr mucho». Para una compañía startup el mayor beneficio de trabajar con un contratista independiente es su asequibilidad. De hecho, es mucho menos costoso que contratar empleados a largo plazo, y el dinero ahorrado de esta manera puede canalizarse a asuntos como adquisición de clientes, mercadeo (marketing), desarrollo, ventas, operaciones o cualquier otro presupuesto para el crecimiento del negocio. Además, por definición, los gastos de oficina también se eliminan ¿No es eso estupendo? Otra ventaja de trabajar con un profesional independiente es que sabes que tiene una mentalidad similar a la tuya en lo que respecta a hacer negocios. Como se mencionó anteriormente, su objetivo es brindar una buena relación calidad-precio y satisfacer a sus clientes con alta eficiencia y productividad. Con muchos otros aspectos a considerar, he aquí la lista de ventajas:

• Te ahorras el costo de pagar impuestos de empleo y beneficios laborales
• Aprovechas formas de pensar similares
• No necesitas mantener espacio para oficinas o equipamiento
• Puedes ser más flexible al contratar y despedir trabajadores cuando tienes cargas de trabajo fluctuantes
• Obtienes talentos especializados inmediatamente sin necesidad de capacitación
• Estás menos expuesto a demandas por parte de empleados debido a sus derechos legales

Desventajas de trabajar con contratistas independientes:

El fisco en EE.UU. (IRS) es consciente de que las empresas trabajan con contratistas independientes para reducir sus gastos en impuestos, y ha sido agresivo en perseguir los ingresos tributarios que no está obteniendo de tales compañías. Por eso, el posible escrutinio gubernamental quizás sea uno de los mayores inconvenientes al trabajar con contratistas independientes. Además, como dicta la regla de oro de la economía, si aumenta la demanda de servicios de tu profesional independiente, es posible que sus honorarios también aumenten. Aparte de algunas otras consideraciones, he aquí la lista de desventajas:

• Riesgo de escrutinio gubernamental
• Posible aumento de honorarios debido a la creciente demanda de servicios
• Imposibilidad de controlar cómo y cuándo se realiza el trabajo
• Falta de estabilidad y continuidad porque los contratistas independientes siempre pueden ir y venir
• Posibilidad de no poder atraer a los mejores talentos si no les garantizas seguridad de empleo y las demás ventajas que otras empresas emergentes ofrecen para seducirlos.

3. ¿Qué debes tener más en cuenta al trabajar con contratistas independientes?

Debes ser tan diligente al seleccionar contratistas independientes como lo eres con los empleados tradicionales. La mayoría de las empresas trabajan con contratistas independientes porque ellos pueden realizar el trabajo por su cuenta ahorrándole tiempo y recursos a la compañía. Por ende, una compañía startup puede beneficiarse trabajando con contratistas que sean proactivos, autosuficientes y automotivados.

Experiencia y habilidades

Verificar el nivel de experiencia y las destrezas requeridas para el trabajo es una de las cosas más importantes que un empleador debería hacer.

Referencias y muestras de trabajo

Pídeles múltiples referencias y muestras de trabajo o hazles una evaluación de habilidades antes de contratarlos.

Comunicación

Otra cosa a tener en cuenta al contratar a un profesional independiente es su facilidad para comunicarse. Entrevistar al contratista independiente a través de una video llamada puede ser una buena idea para ver sus habilidades de comunicación.

Accesibilidad / Tiempo de respuesta

Los profesionales independientes generalmente trabajan lejos de tu locación y tu equipo no puede supervisarlos regularmente, por lo que debes asegurarte de que sean receptivos a tus solicitudes (dentro de lo razonable) y estén dispuestos a informarte a menudo sobre cómo van las cosas. En este caso el lugar de residencia del contratista puede ser un factor vital, si no quieres tener retrasos de 12 horas en la comunicación.

4. ¿Qué debes hacer si constituyes tu empresa en EE.UU.?

Como mencioné anteriormente, trabajar con contratistas independientes implica ciertos riesgos legales que no existen cuando se contratan empleados. Uno de esos riesgos es clasificar erróneamente a los empleados como contratistas independientes. Los gobiernos persiguen a las empresas que clasifican erróneamente a sus trabajadores porque, al hacerlo, no tienen que retenerles el impuesto sobre la renta, ni pagarles seguridad social (Social Security en EE.UU.), seguro médico (Medicare en EE.UU.) o impuesto de desempleo. Antes de trabajar con contratistas independientes, léete bien este documento sobre los 20 factores que toma en cuenta el fisco en EE.UU. (IRS) para establecer si hay una clasificación errónea o no. Asimismo, revisa los seis factores de «realidades económicas» del Departamento del Trabajo de EE. UU. (US Department of Labor) Además, cada estado en EE.UU. puede usar diferentes tipos de pruebas y factores basados en decisiones judiciales relevantes en sus respectivas jurisdicciones. Examina las circunstancias de tus relaciones laborales en función de tu comprensión de las leyes vigentes para evitar cualquier denuncia de clasificación errónea. Asegúrate de haber firmado acuerdos de contratista independiente y de no divulgación (NDA) antes de comenzar a trabajar con un profesional autónomo. A continuación, te brindo más información sobre dichos acuerdos.

5. ¿Qué debes hacer si constituyes tu empresa en un paraíso fiscal o cualquier otra parte del mundo?

Así como una empresa emergente en EE.UU. tiene que estar familiarizada con las leyes laborales y tributarias de ese país, es importante que una empresa emergente constituida en otra nación comprenda igualmente las leyes locales. Si un contratista es de un país diferente al lugar donde está constituida la empresa, las partes pueden acordar elegir uno de esos países, o incluso un tercero, como la jurisdicción bajo la cual se regirá el contrato. Cerciórate de que tú o tus abogados revisen las leyes estatales y nacionales del país donde esté constituida tu empresa, así como las leyes y regulaciones locales del lugar donde resida el contratista independiente.

6. Documentos requeridos para trabajar con contratistas independientes

Los tipos de documentos y formularios del gobierno que deben llenarse dependen de la situación. En cualquier caso, es importante disponer de un contrato escrito que evidencie los términos acordados entre las partes involucradas.

Caso 1: Una compañía startup de EE.UU. y un contratista independiente también de EE.UU.

• Contar con un acuerdo de contratista independiente.
• Recopilar datos de identificación personal y pedirle al contratista llenar un formulario W-9.
• Presentar los formularios 1099 y 1096 antes del 31 de enero del año siguiente al que está sujeto a la presentación.

Caso 2: Una compañía startup de EE.UU. y un contratista independiente que no es de EE.UU.

• Contar con un acuerdo de contratista independiente.
• Recopilar datos de identificación personal y pedirle al contratista llenar un formulario W-8BEN (para individuos) o W-8BEN-E (para entidades).
• No es necesario presentar los formularios 1099 y 1096 ante el fisco (IRS) para declarar pagos realizados al contratista.

Caso 3: Una compañía startup que no es de EE.UU. y un contratista independiente de EE.UU.

• Contar con un acuerdo de contratista independiente
• Determinar si la compañía debe presentar una declaración de impuestos en EE.UU.
• Si hay que presentar una declaración de impuestos en EE.UU.:
  Recopilar datos de identificación personal y pedirle al contratista llenar un formulario W-9.
  Presentar los formularios 1099 y 1096 antes del 31 de enero del año siguiente al que está sujeto a la presentación.
• Si no hay que presentar una declaración de impuestos en EE.UU.:
  No es necesario presentar los formularios 1099 y 1096 ante el fisco (IRS) para declarar pagos realizados al contratista
  Averiguar si hay algún requisito de declaración tributaria en el país donde está constituida la empresa.

Caso 4: Una compañía startup que no es de EE.UU. y un contratista independiente que tampoco es de EE.UU.

• Contar con un acuerdo de contratista independiente
• Determinar si la compañía debe presentar una declaración de impuestos en EE.UU.
• Si hay que presentar una declaración de impuestos en EE.UU.: Recopilar datos de identificación personal y pedirle al contratista llenar un formulario W-8BEN (para individuos) o W-8BEN-E (para entidades) No es necesario presentar los formularios 1099 y 1096 ante el fisco en EE.UU. (IRS) para declarar pagos realizados al contratista.
• Si no hay que presentar una declaración de impuestos en EE.UU.: Averiguar si hay algún requisito de declaración tributaria en el país donde está constituida la empresa. Averiguar si el contratista independiente ha trabajado dentro de las fronteras de EE.UU. y si hay que presentar alguna declaración allá.

7. Cláusulas imprescindibles en un acuerdo de contratista independiente para evitarle riesgos y pérdidas a tu empresa

Disponer de un acuerdo sólido por escrito es crucial cuando trabajas con un contratista independiente. Un contrato bien redactado puede ahorrarte mucho dinero y problemas en el futuro. El acuerdo debe establecer claramente el alcance de los servicios y los honorarios del contratista. También debe indicar que el contratista es independiente y que la empresa no puede controlar el modo en que éste realiza el trabajo. Además, un contrato de contratista típico contiene:

• Cláusulas de confidencialidad y/o no divulgación: Protegen la información de la empresa contra la divulgación o el uso indebido por parte de contratistas.
• Cláusulas de indemnización: Protegen a la compañía de responsabilidades legales por cualquier violación o infracción que cometa un contratista.
• Cláusulas de transferencia de propiedad intelectual: Transfieren los derechos de autor de un contratista a la empresa. En EE.UU. los contratistas independientes poseen los derechos del trabajo que realicen para empresas clientes, a menos que se transfieran por escrito. En algunos países, ciertos derechos de propiedad intelectual permanecen con los creadores y no pueden transferirse, ni siquiera por escrito, y los acuerdos internacionales de contratistas independientes deben reflejar las leyes locales relacionadas con la propiedad intelectual.
• Cláusula de preaviso: Muy a menudo los acuerdos de contratista reflejan acuerdos de empleo a voluntad, donde cualquiera de las partes puede retirarse en cualquier momento sin motivo o aviso. Esto podría resultar en interrupciones del negocio si la compañía depende de contratistas para tareas importantes. Por eso debes incluir una cláusula que exija un preaviso por escrito para cualquiera de las partes que planee terminar el acuerdo.
• Cláusulas de resolución de disputas: Permiten resolver disputas cuando surgen. Las partes involucradas también pueden elegir métodos alternativos de resolución de disputas, como mediación o arbitraje, en lugar de ir a un largo litigio.

8. Un dato extra ¿Qué sucede si el empresario aún no ha constituido una compañía y quiere trabajar con contratistas independientes?

Los dueños únicos de empresas no constituidas y los contribuyentes que laboran por cuenta propia también pueden trabajar con contratistas independientes para sus actividades comerciales de todos los días. La misma precaución es necesaria para asegurarse de que los contratistas no sean considerados empleados según las leyes y la relación laboral también debe documentarse en un acuerdo por escrito. Las mismas reglas de declaración de impuestos en el punto 6 de arriba aplican para un empresario individual, quien debe reportar pagos hechos a contratistas de EE.UU. llenando y presentando el formulario 1099 ante el fisco (IRS). Consulta la Guía definitiva sobre cómo trabajar con contratistas independientes extranjeros si deseas tener más información sobre este tema. Envía un correo electrónico o programa una llamada a Jiah Kim & Associates para averiguar cómo podemos ayudarte a evitar los riesgos legales de trabajar con contratistas independientes. Esta publicación ha sido escrita sólo con propósitos educativos e informativos, y no constituye asesoría legal específica. Queda entendido que no hay ninguna relación abogado-cliente entre el lector y el autor de este artículo. Este blog no debe usarse para sustituir la asesoría legal competente de abogados profesionales titulados en tu estado.