Guía Definitiva Sobre cómo Trabajar con Contratistas Independientes Extranjeros

Contratar a la gente adecuada puede desarrollar o arruinar tu negocio.
Muchas empresas buscan talentos fuera de EE.UU. pero a menudo no son conscientes de las consecuencias legales de relaciones laborales transfronterizas.

Es por eso que en este artículo abordo temas legales que las empresas deben considerar al trabajar con contratistas independientes de otros países.

Las empresas en línea contratan a profesionales independientes (freelancers) de muchos países diferentes. En Brasil, uno de esos profesionales independientes estaba inconforme con su pago y pidió que le triplicaran el sueldo que recibía en ese momento, tras lo cual amenazó públicamente con chantajear a la empresa si no le cumplía con su demanda de aumento salarial.

La compañía no tuvo éxito al negociar con él y decidió demandarlo en un tribunal brasileño para proteger el negocio.

Fue sumamente difícil para los fundadores de la compañía hallar a un abogado local que le pusiera un alto a la conducta poco ética del contratista independiente en un país cuyas leyes y cultura desconocían. Los fundadores tuvieron que buscar en línea y hablar con todos sus contactos para obtener recomendaciones sobre un abogado confiable y con experiencia en asuntos similares, en un país al que nunca habían ido antes.

Para empeorar la situación, descubrieron que sólo uno de los veinte abogados que habían conseguido en Brasil hablaba un poco de inglés, y el primero que contrataron dejó de trabajar en medio de la faena por problemas familiares y sin devolver el pago inicial, aunque sólo había trabajado por el 10% de éste.

Al final, dos cofundadores terminaron gastando más de US$18.000 en honorarios legales y traducciones, y más de cien horas de su valioso tiempo yendo a la corte en Brasil. El estrés de lidiar con todo ese proceso mientras se ocupaban de sus asuntos cotidianos, hizo mella en los fundadores y su negocio.

El intento de la compañía de reducir costos trabajando con contratistas independientes extranjeros derivó en una pesadilla legal muy onerosa.

Muchas compañías que trabajan con contratistas que están en otros países, no se dan cuenta de que súbitamente están expuestas a más responsabilidades legales bajo las leyes extranjeras. Aprende a continuación cómo tu empresa puede reducir los riesgos asociados a trabajar con contratistas extranjeros independientes.

1.Pueden penalizarte si tu contratista extranjero independiente es en realidad un empleado

¿A quién se le considera contratista independiente?

Según la definición del fisco en EE.UU. (IRS), quienes se dediquen a un oficio, negocio o profesión de manera autónoma ofreciendo servicios al público en general son, normalmente, contratistas independientes. Además, quien le paga al contratista independiente tiene derecho a controlar sólo el resultado final del trabajo y no lo que se hará o cómo se hará.

Por otra parte, los contratistas independientes están sujetos a un impuesto de empleo autónomo o por cuenta propia, y las empresas que trabajan con ellos no tienen que retenerles el impuesto sobre la renta ni pagarles seguridad social (Social Security), seguro médico (Medicare) ni impuesto de desempleo.

¿A quién se le considera empleado?

Si la persona que te paga controla el rendimiento de tus servicios, entonces no eres contratista independiente.

La naturaleza de la relación entre un empleado y un empleador está determinada por el nivel de control e independencia que tiene un empleado en su trabajo. Los hechos determinantes son si se reembolsan los gastos, quién proporciona las herramientas y los suministros, y si el trabajo realizado es un aspecto clave del negocio.

Si un tribunal de EE.UU. o del fisco en ese país (IRS) determina que alguien que trabaja con tu empresa como contratista independiente es de hecho un empleado, puedes enfrentar responsabilidades legales por no cumplir con los requisitos de empleo, y es posible que tengas que pagar por esa persona impuestos pendientes de seguridad social, salud y desempleo, primas de indemnización laboral y otros beneficios impagos, así como los intereses y multas correspondientes.

¿Cuál es el costo de clasificar mal a un trabajador si vive en EE.UU.?

En el año fiscal 2015, la investigación del Departamento del Trabajo de EE.UU. (US Labor Department) sobre la clasificación errónea de empleados como contratistas independientes recuperó más de US$246 millones en salarios pendientes para más de 240.000 trabajadores.

Cuando el Departamento del Trabajo o el fisco en EE.UU. (IRS) encuentran infracciones, investigan a todos los empleados y contratistas de una compañía por un período de tres años. Por cada violación durante ese período, la empresa puede enfrentar sanciones como las siguientes:

• US$50 por cada formulario W-2 que no se haya consignado.
• Multas del 1,5% de los salarios, más el 40% de los impuestos de seguridad social y salud (Medicare/FICA) que no se le hayan retenido al empleado, y el 100% de los impuestos FICA correspondientes que no haya pagado el empleador. También puede añadirse el interés diario acumulado.
• Una multa, según la sección 6651, por no presentar la declaración de impuesto al trabajo con el formulario 941, la cual puede representar entre 5 y 25% del impuesto mensual.
• Si el fisco sospecha de una falta intencional o fraude, podría haber multas adicionales.
• Algunos estados imponen multas aparte e incluso encarcelamiento. En California, por ejemplo, la multa por cada violación puede oscilar entre US$5.000 y 25.000.

¿Cuánto cuesta equivocarse si el trabajador vive fuera de EE.UU.?

Podrían enfrentarse más responsabilidades ante otras leyes locales. Por ejemplo, en los países de la Unión Europea (UE), es posible que debas pagar al menos cuatro semanas de vacaciones y feriados por año, además de los salarios e impuestos pendientes. En Francia, clasificar falsamente a alguien como trabajador independiente puede acarrearle a su empleador diversas multas y hasta tres años de cárcel. Argentina y Perú aplican penas similares.

Las empresas estadounidenses que trabajan con contratistas extranjeros a menudo pueden enfrentarse a muchos más riesgos y responsabilidades legales en tribunales extranjeros, si se determina que los contratistas son realmente empleados.

Un empleado tiene derecho a indemnización por cese o despido (también denominada liquidación en algunos países de habla hispana) en virtud de una cláusula de terminación de contrato, mientras que a un contratista independiente se le puede rescindir sin compensación adicional. Por lo tanto, un contratista descontento podría buscar indemnización por cese o despido ante una corte en su país, alegando un estatus de empleado, y es probable que el fallo sea a su favor debido a la solidaridad de tribunales locales y ministerios del trabajo en todo el mundo.

No olvides lo que le pasó a la empresa que tuvo un conflicto con un profesional independiente brasileño. El alto costo y el esfuerzo de llevar a cabo una demanda o resolución de disputas en un país extranjero puede ser una carga enorme para una empresa pequeña. Además, puede ser muy difícil hallar a un abogado confiable en un país donde ni siquiera hablas el idioma.

2. Entérate de cómo definen las leyes laborales a los “contratistas” y “empleados” en el país del contratista

En la mayoría de países (incluyendo EE.UU.), no basta con definir a un trabajador como un contratista en un acuerdo escrito, así que analiza las circunstancias de la relación laboral para determinar si el trabajador es un contratista o un empleado.

Aunque los países tienen estándares diferentes para probar una relación de trabajo, estos tienden a parecer similares. El objetivo de tales estándares generalmente es examinar cuánto control tiene la compañía sobre el contratista independiente.

En muchos países un contratista es un empleado de facto si trabaja a tiempo completo exclusivamente para una empresa cliente. Una relación a largo plazo también ayuda a definir una relación laboral. Por otro lado, a un contratista que cuente con su propia oficina y suministros se le considera más independiente.

No asumas que un trabajador que es contratista en un país también lo es otro país. Cada país sigue sus propias leyes para determinar eso y no siempre son similares. Es posible que un país tenga criterios únicos que no existen en otros países.

En ciertos países un trabajador que firma acuerdos de prohibición de competencia y captación es un empleado, porque estos acuerdos evidencian el control del empleador sobre el trabajador tras la terminación de la relación laboral.

Si en EE.UU. un trabajador contratado de otro país realiza para una empresa estadounidense las mismas labores que uno de los empleados de ésta, a un gobierno extranjero le podría parecer que se trata de una relación empleador-empleado y protegería al trabajador.

Asegúrate de que el trabajador con quien laboras como contratista independiente no sea un empleado de acuerdo a leyes de su país, y no sólo según las leyes de EE.UU. Lo mejor es consultar con un abogado local para revisar cómo puede interpretarse la relación laboral bajo la legislación del otro país, y qué tipo de riesgos conlleva.

3. Determina si tu empresa debe declarar ante el fisco en EE.UU. (IRS) o retener impuestos sobre pagos hechos a contratistas independientes.

Si una empresa trabaja con un contratista independiente en los EE.UU., debe declarar pagos mayores al total anual de US$600 presentando un formulario 1099-MISC al final de año. Para descargar el formulario 1099-MISC para contratistas independientes ubicados en EE.UU., pulsa aquí.

Para cada contratista con quien trabaje una empresa, el 1099-MISC debe indicar la suma de todos los pagos realizados durante el año. El formulario sólo puede presentarse en físico ante la oficina de impuestos (IRS), aunque también hay servicios que entregan copias electrónicas a los contratistas y luego las envían por correo regular al fisco.

Hasta el 2015, las empresas debían enviar copias de este formulario a los contratistas antes del 31 de enero y al fisco (IRS) antes del 31 de marzo. Sin embargo, el fisco anunció el 28 de octubre de 2016 que los empleadores también deben presentar un formulario W-2 (para empleados) junto al 1099 antes del 31 de enero, a fin de que la oficina de impuestos tenga suficiente tiempo para detectar errores.

Las compañías también deben presentar un formulario 1096 para resumir todos los 1099.

Las personas extranjeras sin residencia en EE.UU. que hayan obtenido ingresos de origen estadounidense, deberían pagar las mismas tasas que los ciudadanos de ese país o, dependiendo del ingreso, al menos el 30% de las mismas. También puede aplicarse una tasa reducida o incluso una exención si existe un tratado tributario con el país de residencia del trabajador.

Una persona o compañía estadounidense que le pague a un ciudadano no estadounidense, debe revisar si el pago proviene de EE.UU. y declararlo ante el fisco usando los formularios 1042 y 1042-S, con el fin de aplicar retención de impuestos a ingresos de origen estadounidense obtenidos por extranjeros.

Una de las condiciones que exigen la presentación de los formularios 1042 y 1042-S, es que una persona extranjera esté recibiendo ingresos de origen estadounidense.

El fisco en EE.UU. (IRS) brinda orientación sobre cómo determinar las fuentes para los diferentes tipos de ingresos obtenidos por personas extranjeras. Los contratistas independientes de otros países obtienen ingresos al proporcionar servicios personales. Según el fisco, la fuente de dicho ingreso está determinada por el lugar desde el cual se brindan los servicios. Por lo tanto, incluso si una persona extranjera trabaja para una empresa de EE.UU., los ingresos que recibe no se consideran de origen estadounidense, siempre y cuando el servicio se brinde fuera de EE.UU. Como resultado, una compañía estadounidense no está obligada a retener o declarar impuestos si el contratista hace todo su trabajo fuera de EE.UU.

Si un contratista extranjero brinda parte de sus servicios en suelo estadounidense, deben cumplirse ciertas condiciones para evitar obligaciones fiscales.

4. ¿Cuál de los siguientes casos aplica en tu situación de «trabajo con un contratista independiente»? Consecuencias fiscales para empresas estadounidenses en diferentes casos de «empleador-contratista independiente»

Caso 1: Una compañía estadounidense le paga a un contratista extranjero independiente que no vive en EE.UU.
Como el contratista extranjero va a brindar todos los servicios desde su país y, por lo tanto, sus ingresos no se consideran provenientes de EE.UU., la compañía estadounidense no tiene que declarar ante el fisco los pagos hechos al contratista. Si la empresa trabaja con un contratista canadiense que vive en Canadá, no tiene que retener o declarar impuestos al fisco (IRS). El contratista sólo tiene que pagar impuestos canadienses por los ingresos que reciba de la compañía.

Acciones requeridas

• No es necesario retener o declarar impuestos sobre los pagos realizados.

Caso 2: Una compañía estadounidense le paga a un contratista independiente extranjero que vive en EE.UU. y tiene una visa para trabajar allí
El estatus de la visa en sí mismo no determina si un contratista extranjero debe pagar impuestos por su remuneración. Es el lugar donde se brinda el servicio lo que determina el origen de los ingresos.

Si el ciudadano extranjero vive en EE.UU. y brinda servicios en ese país, la empresa cliente debe retener una tasa de impuestos del 30% antes de remunerar al contratista.

Sin embargo, hay dos excepciones a esta regla. Si el contratista es residente de un país que tiene un convenio fiscal con EE.UU. que permita estar exento de retención, como Canadá o México, la tasa retenida puede reducirse o eliminarse. El contratista debe reclamar dicha exención enviando el formulario 8233 a la empresa contratante.

La segunda excepción es cuando un contratista permanece mucho tiempo en EE.UU. y se convierte en residente tras cumplir criterios de presencia sustancial sin una visa de residencia. La fórmula para determinar dicha presencia sustancial es complicada porque el número días contados varía según el año. Pero si el contratista permanece más de 31 días durante el año en curso y más de 120 días durante cada uno de los dos años previos, corre el riesgo de pagar impuestos como cualquier otro residente, y si al contratista internacional se le considera residente en EE.UU., se le retendrá de su remuneración la misma tasa de impuestos que a un residente común en ese país, en lugar de la tasa del 30% para los no residentes.

Acciones requeridas

• Efectuar retención de impuestos antes de remunerar a un contratista extranjero.
• Presentar ante el fisco los formularios 1042, 1042-S y 1042-T (resumen de 1042-S) antes del 15 de marzo del año siguiente al que está sujeto a la presentación.
• Pedirle al contratista presentar el formulario 8233 para solicitar exención.

Caso 3: Una compañía estadounidense le paga a un contratista extranjero independiente que está en EE.UU. sin visa para trabajar con empresas allí
Contratar a un extranjero sin un permiso de trabajo adecuado puede acarrearle a la compañía contratante varias multas y sanciones por parte del Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de EE.UU. (ICE por sus siglas en inglés). Sin embargo, los ciudadanos canadienses y mexicanos pueden trabajar en EE.UU. temporalmente sin una visa para brindar servicios profesionales.

Dejando de lado el tema del permiso de trabajo, un contratista extranjero que labore en EE.UU. debe pagar impuestos por ingresos que se originen allí. Si su país tiene un convenio fiscal con EE.UU., podrá reclamar exenciones al presentar el formulario 8233.

Acciones requeridas

• Resolver el problema de permiso de trabajo para evitar multas y sanciones.
• Retener impuestos antes de remunerar al contratista extranjero.
• Presentar ante el fisco los formularios 1042, 1042-S y 1042-T (resumen de 1042-S) antes del 15 de marzo del año siguiente al que está sujeto a la presentación.
• Pedirle al contratista que presente el formulario 8233 para solicitar exención.

Caso 4: Una compañía estadounidense le paga a un contratista independiente que es ciudadano de EE.UU. pero no vive allí
Un ciudadano de EE.UU. está sujeto a las mismas normas fiscales donde sea que viva. Incluso si brinda servicios fuera de los EE.UU. y pasa bastante tiempo en otro país como para convertirse en residente fiscal allí, seguirá siendo ciudadano estadounidense ante los ojos del fisco en EE.UU. Por lo tanto, la compañía contratante debe emitir un formulario 1099 tal como lo haría con cualquier otro contratista residente en EE.UU.

Acciones requeridas

• No es necesario retener impuestos antes de remunerar al contratista.
• Presentar los formularios 1099 y 1096 antes del 31 de enero del año siguiente al que está sujeto a la presentación.

Caso 5: Una compañía estadounidense le paga a un contratista independiente que es ciudadano de EE.UU. y vive allí
La compañía deberá emitir un formulario 1099 para pagos realizados a contratistas.

Acciones requeridas

• No es necesario retener impuestos antes de remunerar al contratista.
• Presentar los formularios 1099 y 1096 antes del 31 de enero del año siguiente al que está sujeto a la presentación.

Caso 6: Una compañía estadounidense le paga a una sociedad anónima (LLC) en EE.UU. propiedad de un ciudadano extranjero que no vive allí
Es posible que muchas empresas crean que deben emitirle un formulario 1099 a una sociedad anónima (S.A. o LLC por sus siglas en inglés) en EE.UU. Sin embargo, el fisco en ese país no considera a una S.A. estadounidense como una entidad separada para propósitos tributarios si la misma tiene un solo dueño.

Esa regla también se aplica cuando el dueño de la S.A. es un ciudadano extranjero no residente. Ante los ojos del fisco en EE.UU., los pagos se le hacen a un contratista extranjero, y no a una S.A. estadounidense. Por lo tanto, el empleador o empresa contratante debe determinar la retención tributaria según el lugar donde se hayan brindado los servicios, y si pueden aplicarse exenciones por algún convenio fiscal.

Acciones requeridas

• Determinar si deben retenerse impuestos.
• Si no es necesario retenerlos:
  – No es necesario retener o declarar impuestos por remuneración.
• Si es necesario retenerlos:
  – Retener impuestos antes de remunerar al contratista extranjero.
  – Presentar ante el fisco los formularios 1042, 1042-S y 1042-T (resumen de 1042-S) antes del 15 de marzo del año siguiente al que está sujeto a la presentación.
  – Pedirle al contratista que presente el formulario 8233 para solicitar exención.

Ten en cuenta que los casos anteriormente descritos suponen que el trabajador extranjero es un contratista independiente. Si los hechos sugieren que un trabajador extranjero es en realidad un empleado, y les estás pagando a empleados extranjeros en lugar de a contratistas, entonces se aplican otras normas.

5. Haz que los contratistas extranjeros completen el formulario W-8BEN

Cuando una compañía estadounidense trabaja con contratistas independientes residentes en EE.UU., debe hacer que ellos llenen el formulario W-9.

El formulario W-8BEN es el equivalente para contratistas en el extranjero. Y aunque las compañías no tienen que declarar pagos a contratistas extranjeros ante el fisco en EE.UU., sí deben hacer que ellos llenen el formulario W-8BEN (para particulares) o el W-8BEN-E (para entidades).

Estos formularios se usan para establecer un estatus de persona o entidad extranjera, y la compañía que realiza los pagos puede confiar en las afirmaciones allí plasmadas para estimar sus obligaciones de declaración y retención de impuestos.

Asimismo, una compañía puede enfrentarse a varias penas federales y estatales si no retiene impuestos antes de remunerar a un contratista, y tales penas pueden tener consecuencias sumamente graves, en especial si tu persona resulta responsable.

Por lo tanto, asegúrate de que el contratista llene un W-8BEN y te lo entregue. Si la información en el formulario no es veraz y el trabajador no califica como contratista extranjero, no se puede responsabilizar a la compañía por no cumplir los requisitos fiscales.

Los formularios W-8BEN y W-8BEN-E son válidos desde la fecha en que se firman hasta el último día del tercer año calendario, y deben actualizarse tras ese período de tres años.

Pulsa aquí para descargar el formulario W-8BEN.

6. Conoce los matices de las leyes fiscales locales sobre contratistas independientes

Ya hemos discutimos cómo las leyes laborales de diferentes países pueden usar diversos criterios para distinguir a un contratista de un empleado.

Esto también aplica a las leyes fiscales, es decir, la manera en que dichas leyes tratan los pagos a contratistas pueden ser diferentes de un país a otro.

Los ministerios de hacienda en la mayoría de los países no requieren que las empresas contratantes declaren pagos hechos a contratistas. Si la empresa no es residente de un país y no tiene establecimiento permanente en el país donde reside el contratista extranjero, no habrá necesidad de declarar ni retener impuestos.

Sin embargo, ten en cuenta que el establecimiento permanente puede producirse fácilmente al firmar un contrato en un país o disponer de un domicilio comercial habitual, incluso por poco tiempo. Los ministerios de hacienda locales pueden encontrar motivos para gravarles impuestos a las empresas extranjeras.

Un pequeño grupo de países han promulgado leyes para proteger a los contratistas independientes y exigen que las compañías brinden beneficios o retenciones de nómina. Por ejemplo, en Francia se manejan las designaciones portage salarial y auto-entrepreneur para referirse a los profesionales autónomos, aunque quizás todas las empresas clientes deban realizar retenciones y aportes de nómina similares a los de un empleador normal.

Por otra parte, en España un contratista económicamente dependiente que tenga un cliente al que le dedique más del 75% de su labor a tiempo completo, tiene derecho a beneficios tales como 18 días libres remunerados al año e indemnización por despido (también conocida como liquidación en otros países de habla hispana).

Otro ejemplo es Rumanía, donde a partir de 2017 las compañías que trabajan con contratistas individuales deben declarar los mismos impuestos sobre nómina que pagan con empleados contratados. Una forma de evitar esto es trabajar con contratistas bajo un estatus de proveedor de servicios, el cual deben solicitar.

Para evitar responsabilidades legales y sanciones bajo las leyes locales, es importante hablar con un profesional familiarizado con el tratamiento fiscal que le da el país en cuestión a los contratistas independientes antes de trabajar con alguno.

Por tal razón, es buena idea especificar en un acuerdo la obligación del contratista de cumplir con los requisitos fiscales locales y pedirle pruebas de su cumplimiento.

7. Beneficios y riesgos de trabajar con contratistas independientes nacionales o extranjeros

Las compañías que trabajan con contratistas independientes, ya sea local o globalmente, a menudo están motivadas por razones financieras. Trabajar con contratistas independientes es mucho menos costoso que contratar empleados, a la vez que permite gastar menos en beneficios a trabajadores, así como en espacios de oficina y equipos.

Y las compañías pueden obtener incluso más descuentos al contratar personal de otros países con mejores tasas de cambio y menores costos de mano de obra, y el dinero ahorrado en esa contratación puede invertirse en hacer crecer el negocio.

A continuación, otros beneficios de trabajar con contratistas independientes:

• Dispones de más flexibilidad al buscar personal: es más fácil trabajar con contratistas para tareas o proyectos específicos y dejarlos ir cuando el trabajo ya esté terminado o no sea una buena opción para ti, y no tienes que hacer frente a los gastos y posibles problemas legales que supone despedir a empleados.
• Puedes aumentar la productividad: los contratistas a menudo aportan habilidades específicas a la empresa para lograr objetivos concretos y, por lo tanto, no requieren capacitación antes de ser totalmente productivos, a diferencia de los empleados a tiempo completo.
• Estás menos expuesto a demandas judiciales: los empleados tienen muchos derechos según las leyes y pueden denunciar a sus empleadores fácilmente. Por ejemplo, tienen derecho a un salario mínimo y remuneración por horas extras, a la protección contra la discriminación, y también pueden demandar a los empleadores por despido injustificado. Por otro lado, la relación con un contratista se considera más como la que se mantiene con una empresa y, por ende, no exige los mismos derechos que la de un empleado. Eso sí, recuerda que un contrato bien redactado puede evitar la mayoría de los problemas que también pueden surgir con un contratista independiente.

Como ya hemos dicho antes, trabajar con un contratista independiente puede acarrear ciertos riesgos que no existen en las relaciones laborales con empleados. El mayor riesgo es el escrutinio del gobierno. El fisco y el Departamento del Trabajo en EE.UU. son plenamente conscientes de que las empresas recurren a los servicios de contratistas para reducir gastos fiscales, y por eso se han vuelto más agresivos en el seguimiento a empresas que emiten muchos formularios 1099.

Otros riesgos que deben tomarse en cuenta al trabajar con un contratista independiente son:

• Tienes menos control sobre cómo se ejecuta el trabajo: a diferencia de los empleados, con los contratistas independientes no puedes supervisar de cerca cómo trabajan y tampoco puedes pedirles que te den detalles específicos aparte del producto final. Si tienes demasiado control sobre ellos, corres el riesgo de convertirlos en empleados.
• Puede haber falta de coherencia: la mayoría de los contratistas trabajan por proyecto o por periodos cortos, por lo que quizás se pase por altas rotaciones de personal para tareas que podrían beneficiarse de una relación laboral más a largo plazo.

En el caso de contratistas extranjeros independientes, la posibilidad de escrutinio por parte del gobierno de EE.UU. podría ser menor, ya que una empresa no tiene que emitirle formularios 1099 a tales contratistas, y ellos no deben pagar ningún impuesto. Sin embargo, las empresas deben saber que van a estar lidiando con leyes laborales y tributarias extranjeras, al tiempo que pueden experimentar dificultades para controlar la calidad del trabajo debido a las diferencias de idioma y la falta de comunicación cara a cara.

8. Blindar un acuerdo de contratista para que cumpla con los requisitos legales de todos los países involucrados

Tener un acuerdo sólido por escrito es crucial cuando trabajas con un contratista extranjero. Las barreras del idioma y las diferencias culturales a menudo pueden crear una mala comunicación que puede evitarse al plasmar en papel los términos acordados. Tu acuerdo también debe tener en cuenta las leyes laborales y fiscales del país donde resida el contratista, para que no te lo anulen por error en el futuro.

Para evitar disputas largas y costosas en países extranjeros, el acuerdo debe establecer claramente el alcance de los servicios y la remuneración por éstos. También debe indicar la independencia del contratista y la falta de control de la empresa contratante sobre el modo en que el profesional independiente desempeña su labor.

Además, un acuerdo de contratista típico debería incluir los siguientes elementos:

• Cláusulas de confidencialidad y/o no divulgación: protegen la información de la empresa de la divulgación o el uso indebido por parte de los contratistas.
• i>Cláusulas de indemnización: protegen a la compañía de ser responsable de cualquier violación o infracción por parte de un contratista.
• Cláusulas de transferencia de propiedad intelectual: transfieren los derechos de autor de un contratista a la empresa. En EE.UU. los contratistas independientes poseen los derechos del trabajo realizado para empresas clientes, a menos que se transfieran por escrito. En algunos países, ciertos derechos de propiedad intelectual permanecen con los creadores y no pueden transferirse, ni siquiera por escrito. Por eso, los acuerdos internacionales de contratistas independientes deben reflejar las leyes locales de propiedad intelectual.
• Cláusula de preaviso: con mucha frecuencia los acuerdos de contratista reflejan convenios de empleo a voluntad, donde cualquiera de las partes puede retirarse cuando sea sin motivo ni aviso. Esto podría resultar en interrupciones para el negocio si la compañía depende de contratistas para realizar tareas importantes. Por lo tanto, debes incluir una cláusula que le exija un preaviso por escrito a cualquiera de las partes que planee rescindir el acuerdo.
• Cláusulas de resolución de disputas: estipulan cómo resolver conflictos cuando éstos surgen. Cuando varios países están involucrados en la relación de trabajo, elegir con antelación una jurisdicción y un foro puede ahorrar mucho tiempo y recursos en futuros litigios. Las partes involucradas también pueden optar por métodos alternativos de resolución de disputas, como la mediación o el arbitraje, en lugar de largos litigios. Verifica si el país de origen del contratista requiere la inclusión de sus propias leyes y tribunales en los acuerdos laborales.

Es importante entender que un acuerdo de contratista entre partes de diferentes naciones debe cumplir con las exigencias legales de todos los países involucrados. Lo que es cierto en un país no siempre es cierto en otro. Consigue la ayuda de un abogado en el país del contratista y haz que colabore con tu asesor legal en tu propio país.

Un contrato bien redactado puede ahorrarte mucho dinero y problemas en el futuro, especialmente en asuntos transfronterizos. En el caso del profesional independiente de Brasil que discutimos al principio de este artículo, el tribunal brasileño consideró los términos del contrato entre el propietario del negocio y el trabajador como el factor más importante.

9. Guía del empleador para evitar convertir a contratistas independientes en empleados

Aunque la manera como un contrato define la relación laboral constituye una evidencia importante, la mayoría de tribunales en el mundo van más allá de los términos del contrato para determinar la verdadera relación laboral.

Por lo tanto, es importante que los hechos respalden la relación entre la empresa cliente y el contratista, demostrando que éste es autónomo y la compañía con la que trabaja no controla cómo ni cuándo realiza su trabajo. Cada país maneja diferentes criterios para determinar la naturaleza de la relación laboral, por lo que a continuación te presento algunas ideas para respaldar un estatus de contratista:

• Evita la exclusividad. Permite que tu contratista tenga múltiples clientes además de tu empresa.
• NO le impongas un horario de trabajo establecido por tu compañía.
• NO lo condiciones a un sistema de entrenamiento o supervisión.
• NO le exijas informes sobre tareas o métricas de rendimiento.
• Permítele al contratista ofrecer sus propios suministros y herramientas.
• NO le ofrezcas ningún tipo de beneficios de empleo (plan de pensiones, seguro o pago de vacaciones) además de la remuneración acordada.
• NO ofrezcas reembolsos por costos incurridos.
• NO trabajes con un contratista para que desarrolle un aspecto clave de tu negocio.

Muchas empresas creen que no enfrentan ningún riesgo porque sus contratos especifican claramente relaciones entre empresas clientes y contratistas, así como los términos que las rigen. Desafortunadamente, un contrato escrito no es una panacea que pueda resolver todos los problemas surgidos de una relación laboral especial. Recuerda que los jueces a nivel mundial siempre les darán más peso a las circunstancias reales que a un contrato escrito.

10. ¿Cómo les pagas a contratistas independientes internacionales?

Uno de los retos más comunes que hemos visto que enfrentan compañías de EE.UU. cuando trabajan con contratistas extranjeros independientes es enviar dinero a otros países. Las comisiones son altas y el proceso puede requerir muchos pasos.

Y aunque desde diciembre del año pasado PayPal ha estado disponible en 202 países, hay varios de éstos donde no es posible usarlo para pagarle a muchos trabajadores talentosos, por lo que a menudo las transferencias internacionales son la única opción. Sin embargo, transferir dinero internacionalmente no es un método de pago muy económico, porque los bancos cobran comisiones altas por enviar y recibir giros, al tiempo que manejan diferentes tasas de cambio con las que el contratista a quien remuneras puede perder dinero.

La mejor manera de enviar dinero a contratistas independientes en el extranjero sigue siendo PayPal. Las comisiones para recibir giros son de 2,9% más US$0,30 en EE.UU., y de 3,9% más una comisión por tasa de cambio de divisas para pagos internacionales. Además, algunas compañías prefieren PayPal porque les permite pagar con una tarjeta de crédito corporativa.

PayPal también tiene una solución empresarial más avanzada llamada PayPal MassPay, que debe configurarse por separado. Una vez configurada, se pueden realizar pagos a múltiples beneficiarios cargando un archivo con toda su información simultáneamente, y el remitente es quien paga la tarifa remitente. MassPay maneja tarifas incluso más bajas que el PayPal habitual, por lo que enviarle dinero a un beneficiario en EE.UU. sólo cuesta un máximo de US$1, mientras que hacerle un giro a un beneficiario internacional cuesta un máximo de US$20.

TransferMate es otro buen servicio, pues no le cobra al remitente por iniciar una transferencia bancaria internacional. El servicio está actualmente disponible en los EE.UU. y Canadá, así como en un puñado de países europeos. Algunos otras plataformas de pago conocidas son Payoneer, Skrill, BrainTree, Alipay y Xoom. Y si ambas partes están familiarizadas con Bitcoin, también pueden usarla como una solución de pago rápida y fácil.

11. Consideraciones adicionales al trabajar con un contratista independiente extranjero

Ya hemos discutido las complejidades legales de trabajar con un contratista independiente extranjero. En resumen, debes satisfacer la definición de contratista, tanto en EE.UU. como en el país del contratista; examina las circunstancias de tu relación laboral con el contratista para ver si hay alguna obligación legal de retención y declaración de impuestos en EE.UU.; confirma que el contratista cumpla con la legislación fiscal en su país.

Sin embargo, es un acuerdo de contratista sólido, que tome en cuenta ambos sistemas legales, lo que les será más útil a las compañías involucradas.

¿Pero qué más debe saber tu empresa al trabajar con contratistas internacionalmente?

• Debes mantener buenos registros de pagos hechos a contratistas extranjeros para guardar constancia de deducciones comerciales. A menudo, tu único registro será una contabilidad interna bien llevada, porque aún no has presentado un formulario 1099 ante el fisco.
• Recuerda que la ubicación de los candidatos sí importa. Incluso si encuentras un gran talento, su ubicación y la diferencia de horario podrían hacer que trabajar juntos sea poco eficiente.
• Ten en mente que la comunicación, con frecuencia, resulta más desafiante cuando hay diferencias culturales y de idioma.
• Infórmate bien sobre las leyes y culturas locales. Eso siempre le puede ser útil a cualquier empresa que contrate a trabajadores extranjeros. No asumas que las cosas son como en EE.UU.
• Cuenta con un buen procedimiento de selección de personal para conseguir trabajadores calificados, ya que podría ser difícil verificar los currículos u hojas de vida extranjeros. Chequea muy bien todas las referencias e incluso considera realizar video entrevistas.
• Asimismo, es bueno que tengas una manera de supervisar la labor realizada por un contratista, ya que algunos trabajadores pueden considerar que una relación laboral remota es más informal. Upwork ofrece opciones de seguimiento, y también hay otras herramientas para monitorear a trabajadores remotos, como las que tiene Hubstaff.

12. Dato extra: Cuando el contratista extranjero empieza a lucir como un empleado

A tu negocio podría preocuparle más el estatus de los contratistas con los que trabaja cuando planee tener cierto control sobre ellos, o si la relación llega a ser a tiempo completo o a largo plazo.

Cuando tu empresa esté lista para contratar trabajadores como empleados, debes conocer las diferentes reglas de retención y declaración de impuestos en EE.UU. y en el país de residencia de un empleado.

En general, si un empleado extranjero brinda un servicio completamente fuera de EE.UU., no hay requisito de retención fiscal. Sin embargo, si un empleado extranjero trabaja en EE.UU., se le debe retener el impuesto sobre la renta a la misma tasa escalonada que a los residentes de EE.UU., incluyendo los impuestos de seguridad social (Social Security) y seguro médico (Medicare). Aunque se puede estar exento de retención de impuestos si el país del empleado tiene un convenio fiscal con EE.UU. y se solicita la exención usando un formulario 8233.

Un asunto que toda empresa estadounidense debe tener en cuenta es que podría estar, sin saberlo, sujeta a declarar impuesto sobre la renta en el extranjero al crear un establecimiento permanente en otro país. Establecimiento permanente significa que la empresa tiene actividades comerciales estables y en curso que resultan en ingresos creados localmente. En muchos países, tener empleados, especialmente si están involucrados en actividades de ventas, puede interpretarse como un motivo suficiente para crear un establecimiento permanente. Todos los países definen el establecimiento permanente de manera diferente, y algunos son más estrictos que otros. Por lo tanto, es importante consultar con un especialista en impuestos en el país en cuestión, antes de contratar empleados allí.

Una forma de evitar el establecimiento permanente es trabajar con contratistas que estén constituidos como empresas en sus propios países, ya que un contrato de empresa a empresa se interpreta más fácilmente como una relación de contratistas en muchos países.

Una compañía también puede emplear a individuos como trabajadores tercerizados a través de una agencia de empleo temporal o una empresa asociada que los contrate como empleados en el país de origen. De esta manera, la compañía tendría un contrato con una empresa local que ofrece servicios de contratista.

>Conclusión

Trabajar con contratistas independientes extranjeros ofrece muchas ventajas para negocios en crecimiento. Si prestas atención a los puntos señalados arriba antes de contratar a alguien, tu empresa podrá evitarse costosos problemas legales en el futuro. Además, siempre es buena idea mantener registros escritos de pagos y otros asuntos laborales. Y si tu empresa planea trabajar con un contratista a largo plazo, debes dar pasos adicionales para asesorarte con abogados sobre la legislación laboral del país del contratista, o contratar al trabajador como empleado.

Manejar una relación con un contratista o un empleado entre dos países puede ser abrumador para un negocio pequeño. Por eso te invito a programar una charla con nosotros para identificar las mejores maneras en que tu negocio puede evitar riesgos y maximizar su crecimiento.

Queremos saber de ti.

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Esta publicación ha sido escrita sólo con propósitos educativos e informativos, y no constituye asesoría legal específica. Queda entendido que no hay ninguna relación abogado-cliente entre el lector y el autor de este artículo. Este blog no debe usarse para sustituir la asesoría legal competente de abogados profesionales titulados en tu estado.