¿Qué debes saber al contratar profesionales independientes en línea?

Muchos dueños de negocios contratan a profesionales independientes (freelancers) a través de sitios web como Upwork, Fiverr o 99designs. El proceso de contratación en esos sitios es tan fácil como leer los perfiles de los candidatos y pulsar un botón.

Pero quizás te preguntes si eso es suficiente para formar una relación contractual con un profesional independiente ¿Hace falta algún requisito legal? ¿Debería firmarse algún documento? ¿Disponen los negocios de suficiente protección contra futuros conflictos? ¿Qué hay de las consecuencias fiscales?

Algo que debes tener en mente al contratar profesionales independientes en línea, es que estás acordando cumplir toda una serie de condiciones o términos de uso (también denominados términos de servicio o acuerdo de usuario) al usar uno de esos sitios web. Es cierto que rara vez leemos tales condiciones al visitar sitios web y a menudo no es crítico hacerlo. Sin embargo, cuando usas un sitio web para contratar a alguien para tu negocio, una porción significativa de los términos de uso puede convertirse en un acuerdo predeterminado entre las partes, independientemente de que les guste o no, y no ser capaz de entender esos términos puede resultar en consecuencias legales negativas.

Más abajo vamos a discutir lo que necesitas buscar en un acuerdo de condiciones de uso, y si quizás necesites un acuerdo aparte para proteger tu negocio al contratar profesionales independientes en línea.

1. ¿Cómo se define la relación entre la compañía contratante y el profesional independiente?

Upwork.com es el único de los tres sitios web más populares de profesionales independientes que discute la relación entre éstos y una compañía. Según su acuerdo de usuario, un profesional independiente se involucra con una compañía como contratista independiente, a menos que la compañía use el servicio de pago de nómina del sitio web (User Agreement, 8.Service Contract Terms {Acuerdo de usuario: 8-Términos del contrato de servicio}).

Los de Upwork añaden que ellos no constituyen ninguna de las partes en un contrato de servicio. A algunos dueños de negocios quizás les sorprenda esto, porque le están pagando a Upwork y, por ende, lo considerarían un proveedor de servicios.

Upwork también especifica que está exonerada de cualquier responsabilidad por clasificar erróneamente a los trabajadores (User Agreement, 8.Service Contract Terms, 8.7 Worker Classification {Acuerdo de usuario: 8-Términos del contrato de servicio, 8.7 Clasificación del Trabajador}). En EE.UU. y muchos otros países, clasificar erróneamente a empleados como contratistas independientes puede resultar en grandes pagos retroactivos y multas. Incluso si la plataforma de Upwork da la impresión de que el usuario emplea a un contratista, un negocio siempre debe confirmar si los hechos sugieren una relación laboral de empleado. Si el contratista es de un país extranjero, es prudente chequear las leyes locales para verificar su estatus.

Fiverr y 99designs no mencionan la relación entre una compañía y un profesional independiente en sus condiciones de uso. Los proyectos en esos sitios web son, en su mayoría, únicos y de corta duración. Sin embargo, si la compañía emplea a un profesional independiente por más tiempo y la relación se torna exclusiva, entonces se debería considerar redactar un acuerdo de contratista por separado o contratar al individuo como empleado.

2. ¿Puedes tener un acuerdo aparte con un profesional independiente?

Upwork les permite a clientes y profesionales independientes entrar en cualquier acuerdo adicional o por escrito que consideren apropiado (User Agreement, 22.2 Side Agreements {Acuerdo de usuario: 22.2 Acuerdos Paralelos}). Sin embargo, las obligaciones y derechos de Upwork en sus términos de servicio no pueden ser alteradas en un acuerdo adicional, y los mismos lo reemplazarán si surge cualquier conflicto con dicho acuerdo.

Fiverr y 99designs no discuten acuerdos separados en sus condiciones de uso. Pero las compañías deberían poder hacer acuerdos con profesionales independientes que contraten, si hay alguna preocupación adicional no contemplada en las condiciones de uso.

3. ¿Está segura tu información? Incluye cláusulas de confidencialidad y no divulgación

Un acuerdo de contratista típico contiene una cláusula de confidencialidad para proteger la información del negocio de divulgación o uso indebido por parte de los contratistas. Es importante emplear dicha cláusula si un contratista va a tener acceso a información confidencial para cumplir su labor.

Upwork tiene una cláusula de este tipo que protege información confidencial provista por las partes interesadas, donde se estipula que la parte que provea la información confidencial puede solicitar por escrito destruirla o devolverla, exigiendo el cumplimiento certificado de tal acción.

Fiverr habla brevemente de confidencialidad en su sección sobre propiedad intelectual. De acuerdo a sus términos, los vendedores en Fiverr confirman que mantendrán la información confidencial y no la compartirán o usarán para ningún otro propósito que no sea cumplir con su trabajo.

Las condiciones de uso en 99designs estipulan que los usuarios no deben usar información personal de otros clientes o diseñadores, y que deben cumplir con las leyes de privacidad aplicables (Condiciones de uso: 8.1 Privacidad).

Si sientes que un profesional independiente podría acceder a información confidencial y quieres proteger aun más tu negocio, es buena idea tener un acuerdo separado de confidencialidad y no divulgación.

4. ¿Quién es dueño de la propiedad intelectual del trabajo de un contratista?

En EE.UU. los contratistas independientes poseen los intereses de derecho de autor del trabajo que realicen para una compañía, la cual puede obtener permiso para su uso por un período y para propósitos específicos, sin obtener la propiedad completa del mencionado trabajo.

Para evitar esta situación, la compañía debe tener una cláusula en el acuerdo de contratista que transfiera la propiedad intelectual a la compañía.

Los términos de servicio de Upwork estipulan que todos los derechos de propiedad intelectual producto del trabajo realizado, serán de propiedad única y exclusiva del cliente, en cuanto éste le pague completamente al trabajador independiente.

99designs tiene una cláusula similar de transferencia de propiedad intelectual en su Acuerdo de transferencia del diseño. Sin embargo, 99designs especifica que el dueño sólo posee una licencia no exclusiva de derecho de autor para ciertos diseños vendidos con carácter no exclusivo.

Fiverr también maneja términos sobre la transferencia de derechos de propiedad intelectual. Así, tras el pago completo, el trabajo entregado será propiedad exclusiva del comprador, y el vendedor asignará todos los derechos, títulos e intereses en dicho trabajo. Sin embargo, Fiverr retiene el derecho de usar todos los trabajos entregados y publicados para propósitos de mercadeo y promoción del propio Fiverr.

5. ¿Hay una cláusula de licencia de imágenes y otros materiales que especifique cómo serán manejados para evitar el riesgo de violación de derechos de autor del trabajo creado por un profesional independiente?

La violación accidental o intencional de derechos de autor por parte de los contratistas puede ser una responsabilidad legal de la compañía contratante. Es crítico que una compañía implemente procesos para guiar a los contratistas en cuanto a cómo usar y licenciar los materiales producidos.

La única parte relevante sobre esto en el acuerdo de usuario de Upwork, es que el usuario acuerda cumplir con todas las leyes y regulaciones aplicables, tales como las de control de importaciones y exportaciones, y con los derechos de propiedad intelectual de terceras partes.

Fiverr tiene procedimientos de reclamo de propiedad intelectual, con los cuales un tercero puede denunciar violaciones de derecho de autor o marcas registradas. Sin embargo, los términos de servicio de Fiverr, en sí mismos, no proveen ninguna guía sobre cómo prevenir dichas violaciones.

Como un sitio web que se enfoca en profesionales independientes en el área de diseño, 99designs tiene políticas más extensas contra las violaciones de derecho de autor. En sus secciones: Código de conducta del Diseñador, Reglas de Originalidad de Concepto, y Política de Uso de Banco de Imágenes y Clip Art, se establece que el deber del diseñador es crear un trabajo original sin infringir lo estipulado en las normas.

Si una compañía contrata a un profesional independiente para crear materiales protegidos por derecho de autor, es una buena idea que comparta sus políticas de manejo de imágenes y licencia de otros materiales para mitigar el riesgo de infringir ese derecho.

6. ¿Indemnizarán a tu compañía si un contratista viola derechos de autor?

Para reducir los costos por violación de derechos de autor, la compañía debería pensar en crear una cláusula de indemnización donde se estipule que el contratista compensará a la compañía por cualquier violación de propiedad intelectual que cometa.

Tanto Upwork como 99designs poseen cláusulas de indemnización que los protegen de reclamos de terceros. Sin embargo, dentro de sus condiciones de uso una compañía no será indemnizada por ninguna violación que cometa un profesional independiente.

La compañía puede protegerse mejor de futuras responsabilidades legales si crea, por separado, un acuerdo de indemnización por violaciones de derechos de autor y otros reclamos.

7. ¿Tiene prohibido tu contratista emplear o captar a tus trabajadores o clientes?

En algunos casos tu profesional independiente puede estar en una posición que le permita tomar ventaja de su acceso a tus empleados y clientes. Para evitar esto, a menudo se añade una cláusula de prohibición de captación y piratería a los acuerdos de contratistas independientes.
Aunque esta cláusula comúnmente se usa en acuerdos de contratistas, ninguno de los sitios web para buscar profesionales independientes provee la misma cláusula para proteger a los clientes.

8. ¿Se necesita una cláusula de prohibición de competencia?

Una compañía puede restringir la habilidad de un contratista para trabajar con un competidor o iniciar un negocio rival, por un período de tiempo específico, después de que el contratista termine su relación laboral. Una cláusula de prohibición de competencia es más amplia que una de no captación, en el sentido de que restringe no sólo la habilidad de captar a empleados o clientes, sino también la de iniciar un negocio similar.

No todos los estados en EE.UU. amparan las cláusulas de prohibición de competencia, porque éstas pueden limitar considerablemente la habilidad de ganarse la vida. En muchos casos, con una contratación a corto plazo, ni siquiera se requiere tal cláusula.

Cabe destacar que ninguno de los sitios web de trabajadores independientes anteriormente mencionados contiene cláusulas de prohibición de competencia en sus condiciones de uso, pero los clientes deben evaluar si pueden o no necesitar ese tipo de protección.

9. ¿Qué debería saber un negocio sobre las consecuencias fiscales de contratar trabajadores independientes en línea?

Los dueños de empresas quizás se pregunten si deben emitirles formularios 1099 a profesionales independientes que contraten a través de uno de esos sitios web, en vista de que las compañías no están obligadas a declarar los pagos que les hagan a ellos.

Sin embargo, el fisco en EE.UU. (IRS por sus siglas en inglés) recientemente creó nuevas reglas tributarias, asignando la obligación de declarar a la entidad que realice el pago o facilite la contratación. Como resultado, Upwork, 99designs y Fiverr deben entregarles a los profesionales independientes documentación concerniente al formulario 1099-K a fin de año, mientras que las compañías clientes ya no necesitan emitir el formulario 1099-MISC para este propósito.

10. Revisa siempre las leyes de tu estado o país

Las leyes estatales gobiernan el empleo de contratistas independientes en EE.UU. y pueden variar de muchas formas, ya sea con respecto a la distinción entre un contratista y un empleado, o al nivel de protección del que dispone una compañía o un contratista.

Por lo tanto, es importante revisar las leyes estatales antes de contratar a un profesional independiente.

Y si vas a contratar a alguien de otro país, infórmate sobre las leyes locales que gobernarían esa relación laboral, ya que muchos países tienen leyes para proteger a sus trabajadores incluso si son contratistas.

Conclusión

Upwork, Fiverr y 99designs tienen condiciones de uso que sirven como acuerdos predeterminados entre la compañía contratante y el profesional independiente. De las condiciones de uso de esos tres sitios, las de Upwork son las que más se asemejan a un acuerdo integral de contratista.

Sin embargo, como observamos arriba, ninguna de esas condiciones de uso contiene todas las protecciones que una compañía puede necesitar al emplear a un contratista independiente.

Y recuerda que determinar si el profesional independiente es contratista o empleado es responsabilidad de tu compañía.

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Esta publicación ha sido escrita sólo con propósitos educativos e informativos, y no constituye asesoría legal específica. Queda entendido que no hay ninguna relación abogado-cliente entre el lector y el autor de este artículo. Este blog no debe usarse para sustituir la asesoría legal competente de abogados profesionales titulados en tu estado.