Ocho cosas que debes saber antes de trabajar con contratistas independientes extranjeros

Recientemente una compañía en línea contrató profesionales independientes (freelancers) en el extranjero. Uno de los contratistas, brasileño, estaba descontento con su pago y amenazó públicamente con chantajear a la compañía, la cual no fue capaz de resolver el problema y tuvo que demandarlo ante un tribunal en Brasil.

Encontrar a un abogado local, para litigar en un sistema legal desconocido y en un idioma diferente, requirió de muchos recursos por parte de la pequeña empresa en línea. Las cortes brasileñas son muy solidarias con los trabajadores y probablemente también defiendan los derechos de uno independiente, por lo que es posible que la compañía haya terminado pagando más multas e indemnizaciones debido a la legislación local.

El intento de la compañía de reducir costos contratando profesionales independientes extranjeros derivó en una pesadilla legal muy onerosa.

Muchas compañías emplean contratistas del exterior sin darse cuenta de que, de repente, se están exponiendo a más responsabilidades legales bajo las leyes extranjeras. Descubre más abajo cómo disminuir los riesgos asociados a emplear contratistas independientes extranjeros.

1. Te penalizarán si tu contratista independiente extranjero está legalmente definido como empleado

Si un tribunal de EE.UU. o del fisco en ese país (IRS) determina que una persona que trabaja con tu compañía como contratista independiente es en realidad un empleado, puedes enfrentar responsabilidades legales por no cumplir los requisitos de empleo, y quizás debas pagar por esa persona impuestos pendientes de seguridad social (Social Security), seguro médico (Medicare) y desempleo, primas de indemnización y otros beneficios impagos, así como los intereses y multas correspondientes.

Si un trabajador vive fuera de EE.UU., podría haber incluso más obligaciones ante las leyes locales vigentes.

Por ejemplo, en los países de la Unión Europea, podrías tener que pagar al menos 4 semanas de vacaciones y feriados remunerados al año, mientras que en Francia fingir ser trabajador independiente puede acarrear hasta 3 años de cárcel y una multa para el empleador. Argentina y Perú aplican sanciones similares

Un empleado puede tener derecho a un pago por cese o despido (también conocido en algunos países como liquidación) bajo una cláusula de terminación, mientras que la relación con un contratista independiente puede terminarse sin ninguna compensación adicional. Por lo tanto, un contratista descontento podría buscar que le otorguen pago por cese o despido en un tribunal local, alegando su estatus de empleado. Te sorprenderá saber que el trabajador sí podría obtener el pago gracias a la compasión de tribunales locales y ministerios del trabajo alrededor del mundo.

2. Asegúrate de que el contratista no sea un empleado según las leyes laborales extranjeras vigentes

Distinguir a un contratista independiente de un empleado no siempre es fácil. En la mayoría de los países (incluyendo EE.UU.), un acuerdo por escrito no es evidencia suficiente de una relación entre una empresa cliente y un contratista. En lugar de eso, a menudo los países siguen una lista de factores para analizar las circunstancias de la relación.

Aunque países diferentes tengan diversas normas para comprobar una relación laboral, todas son similares.

Por ejemplo, en muchos países un contratista que trabaja a tiempo completo exclusivamente para una empresa cliente se considera un empleado de facto. También se hace más difícil defender un estatus de contratista cuando a éste se le emplea por mucho tiempo. Por otra parte, es más probable que un contratista con oficina y suministros propios, sea considerado un contratista independiente y no un empleado.

En ciertos países los contratistas quizás no tengan cláusulas de prohibición de competencia y captación en sus contratos de trabajo, porque las mismas pueden considerarse evidencia de control de un empleador sobre un trabajador tras el cese de la relación.

3. Determina si tu negocio tiene obligación de declarar y retener impuestos ante el fisco en EE.UU. (IRS)

Si un negocio trabaja con contratistas independientes en EE.UU., debe declarar anualmente pagos mayores a US$600 en un formulario 1099-MISC. Sin embargo, el fisco tiene normas especiales para negocios que trabajan con contratistas de otros países. Dichos negocios no están obligados a declarar o retener impuestos en la mayoría de casos en los que un contratista extranjero preste servicios fuera de EE.UU.

No obstante, si un contratista extranjero presta servicios en EE.UU., deben cumplirse ciertas condiciones para evitar obligaciones fiscales. Esas condiciones son:

• Que el prestador de servicios, extranjero y no residente, permanezca en EE.UU. menos de 90 días durante un año fiscal.
• Que el pago total no exceda los US$3.000
• Que el pago sea por trabajo realizado o servicios prestados para una oficina o sede de negocio en un país extranjero.

Si no se cumple alguna de las condiciones antes mencionadas, la empresa cliente tiene que retener y declarar impuestos sobre la renta de contratistas independientes extranjeros. Sin embargo, esto puede evitarse si el país del contratista tiene un acuerdo fiscal con EE.UU.

4. Haz que los contratistas extranjeros llenen el formulario W-8BEN

Aunque en la mayoría de los casos una empresa cliente no tiene que declarar al fisco en EE.UU, sí debería hacer que los contratistas llenen un formulario W-8BEN (para individuos) o un W-8BEN-E (para entidades).

Estos formularios se usan para establecer un estatus como persona o entidad extranjera, y tu compañía tiene derecho a actuar según las afirmaciones hechas en esos formularios para determinar obligaciones de declaración y retención de impuestos. Si la información en el formulario no es cierta, y el trabajador no califica como contratista extranjero, entonces la empresa cliente no es legalmente responsable por no cumplir los requisitos fiscales.

5. Cumple con las agencias tributarias (ministerios de hacienda)

Si una empresa cliente no se encuentra o no tiene establecimiento permanente en el país donde reside el contratista extranjero, generalmente no hay requisitos para declarar o retener impuestos en ese país. Además, pocos países exigen declarar pagos a contratistas ante el fisco o un ministerio de hacienda como ocurre en EE.UU.

A pesar de esto, un pequeño grupo de países ha promulgado leyes para proteger a los contratistas independientes. Por ejemplo, Francia maneja las designaciones legales de portage salarial y auto-entrepreneur para trabajadores independientes (freelancers) que sean autónomos, aunque sus respectivas empresas clientes quizás tengan que hacer retenciones y deducciones de pagos de nómina similares a las que hace un empleador común. En España, un contratista económicamente dependiente que tenga un cliente a quien le dedique más del 75% de su labor a tiempo completo, tiene derecho a beneficios tales como 18 días de vacaciones remuneradas al año y pago por cese o despido. Para evitar estas responsabilidades legales y sanciones innecesarias, es importante hablar con un profesional familiarizado con el trato fiscal a contratistas independientes en el país en cuestión, antes de trabajar con alguno.

Igualmente es buena idea cerciorarse de que el contratista independiente cumpla con los requisitos tributarios locales especificando dicho deber en el acuerdo laboral o solicitando pruebas de su cumplimiento.

6. Cuenta con un acuerdo de contratista por escrito

Un acuerdo por escrito con un contratista extranjero es un paso importante para especificar los términos de una relación laboral especial.

El acuerdo debería estipular claramente el alcance de los servicios y el pago que recibirá el contratista para prevenir futuras disputas. También debería establecer una relación de contratista demostrando la independencia de éste y la falta de control sobre la forma en que desempeña su labor. Sin embargo, ten en cuenta que los tribunales pertinentes pueden impugnar fácilmente una designación por escrito de contratista independiente.

Aun así, hay muchas razones para tener un acuerdo por escrito con un contratista. En EE.UU., los contratistas independientes poseen los derechos sobre el trabajo que realicen para una empresa cliente, a menos que sean transferidos por escrito. Muchas compañías no tienen en cuenta que los derechos de autor permanecen, por defecto, con los contratistas, y a menudo pierden los derechos sobre sus activos intangibles más importantes. Tu compañía puede prevenir incidentes desafortunados mediante una cláusula que transfiera los derechos de autor del contratista a la empresa cliente.

Quizás también puedas considerar añadir cláusulas sobre cómo resolver disputas, cuando éstas surjan. Cuando varios países participan en la misma relación laboral, escoger por adelantado la legislación vigente y un foro puede ahorrar mucho tiempo y recursos en futuros pleitos. Las partes también pueden elegir tener resoluciones alternativas de disputas, como mediación o arbitraje, en lugar de un largo juicio en una corte. Asegúrate de verificar que el país de origen del contratista requiera el uso de leyes y tribunales locales en acuerdos laborales para proteger a sus trabajadores.

7. Piensa en contratar corporaciones o empleados tercerizados en lugar de contratistas independientes

Tu negocio quizás se preocupe más del estatus de los contratistas si tiene previsto mantener cierto control sobre ellos, o si la relación laboral llega a ser prolongada o a tiempo completo. Cuando un negocio aún no esté listo para trabajar con ellos como empleados directos, puede hacerlo con contratistas que estén constituidos en el país en cuestión. En muchos países un contrato entre empresas se interpreta fácilmente como una relación con un contratista.

Una empresa también puede contratar individuos como empleados tercerizados a través de una agencia temporal, o un negocio aliado en el país de origen, que los contrate como empleados. De esa manera tu empresa podría tener un contrato con una compañía local que ofrezca servicios de contratista.

8. Deja de controlar la relación laboral del día a día

Como se mencionó antes, la mayoría de los tribunales ven más allá del contrato para determinar la naturaleza de la relación laboral. Por eso es importante que los hechos demuestren que la persona es autónoma y que la empresa cliente no controla cómo o cuándo hace su trabajo. Por ejemplo, tener un cronograma laboral establecido por una empresa cliente, o recibir supervisión o adiestramiento, no constituyen buena evidencia para proteger un estatus de contratista. Igualmente, los contratos a largo plazo que se renuevan constantemente son susceptibles a impugnación de los tribunales.

Conclusión

Trabajar con contratistas independientes ofrece muchas ventajas para los negocios en crecimiento. Prestando atención a los puntos mencionados arriba, un negocio podrá prevenir costosos problemas legales en el futuro antes de contratar a alguien. Siempre es buena idea tener registros de pagos y otros asuntos laborales por escrito. Si un negocio tiene prevista una relación larga con un contratista, necesita dar pasos adicionales para asesorarse sobre leyes laborales con abogados locales o contratar al trabajador como empleado.

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Esta publicación ha sido escrita sólo con propósitos educativos e informativos, y no constituye asesoría legal específica. Queda entendido que no hay ninguna relación abogado-cliente entre el lector y el autor de este artículo. Este blog no debe usarse para sustituir la asesoría legal competente de abogados profesionales titulados en tu estado.